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====== Einleitung ======

<WRAP info round 80% justify>
===== Worum geht es? =====

Kundinnen und Kunden können über <wrap em>eTermin</wrap> selbstständig eine Beratung buchen. 
Rund um diese Buchung werden bereits verschiedene Abläufe automatisch angestoßen – 
beispielsweise die Terminbestätigung, die Eintragung in den Kalender der Beraterin 
oder gegebenenfalls die Bereitstellung weiterer Unterlagen.

Das <wrap em>//Projekt: eTermin//</wrap> erweitert diesen bestehenden Ablauf um eine automatische 
Datenübergabe an <wrap em>Professional Works (PW)</wrap>.

Die bei einer Buchung erfassten Kundendaten werden dazu automatisch an unsere 
Datenschnittstelle übermittelt, geprüft und für Professional Works aufbereitet. 
Anschließend wird geprüft, ob die Kundin oder der Kunde dort bereits vorhanden ist.

Bestehende Daten werden dabei **nicht blind überschrieben**. Fehlende geeignete 
Informationen können ergänzt werden; ist noch kein passender Datensatz vorhanden, 
wird ein neuer Interessent angelegt.
</WRAP>

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<WRAP tip round 80% justify>
===== Der Ablauf in drei Teilen =====

**Teil 1 – Kunde bucht**\\
Was passiert, wenn eine Kundin oder ein Kunde über eTermin eine Beratung bucht?

**Teil 2 – Verarbeiten der Buchung**\\
Wie werden die übermittelten Buchungsdaten geprüft und für Professional Works vorbereitet?

**Teil 3 – Datenübergabe an PW**\\
Wie wird geprüft, ob die Person bereits vorhanden ist, und was geschieht anschließend?
</WRAP>

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====== Teil 1: Kunde bucht ======

<WRAP tip round 80% justify>
===== Was passiert nach einer Buchung? =====

Eine Kundin oder ein Kunde bucht über **eTermin** eine Beratung. Nach erfolgreicher
Buchung veranlasst eTermin automatisch verschiedene weitere Prozesse.

Die folgende Darstellung zeigt die wichtigsten Abläufe. Für unser Projekt verfolgen
wir anschließend den Weg der **Buchungsdaten an unsere Datenschnittstelle** weiter.
</WRAP>

<mermaid>
flowchart TD
    A["👤 Kunde / Kundin"] -->|bucht eine Beratung| B["📱 / 💻 eTermin-Buchungsseite"]
    B --> C["☁️ Buchung erfolgreich<br/><small>eTermin veranlasst nun folgende Prozesse:</small>"]

    C --> D["✉️ Bestätigung<br/>per E-Mail"]
    C --> E["📄 ggfs. Formulare<br/>zusenden"]
    C --> F["📅 Termin im Outlook-Kalender<br/>der Beraterin eintragen"]
    C --> G["💳 ggf. Zahlung<br/>via PayPal"]
    C --> H["📦 Buchungsdaten an unsere<br/>Datenschnittstelle (Webhook)"]

    H --> I["➡️ Weiter mit Teil 2<br/><b>Verarbeiten der Buchung</b>"]
</mermaid>

<WRAP info round 80% justify>
**Was bedeutet „Webhook“?**

Ein Webhook ist vereinfacht gesagt ein **digitaler Datenbote**. Sobald eine neue
Buchung erfolgt, übermittelt eTermin die dafür vorgesehenen Buchungsdaten automatisch
an unsere Datenschnittstelle. Niemand muss die Daten dort manuell abholen oder übertragen.

Die anderen dargestellten Vorgänge – beispielsweise Terminbestätigung, Kalendereintrag
oder gegebenenfalls die Zahlung – werden von **eTermin bzw. den dort angebundenen
Diensten** veranlasst. Unser Projekt verfolgt ab hier den Weg der Buchungsdaten weiter.
</WRAP>

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====== Teil 2: Verarbeiten der Buchung ======

<WRAP tip round 80% justify>
===== Was passiert mit den Buchungsdaten? =====

Die von **eTermin** übermittelten Buchungsdaten treffen an unserer Datenschnittstelle ein.
Bevor Daten an Professional Works weitergegeben werden, wird zunächst geprüft, ob sie
grundsätzlich verwendbar sind.

Anschließend wird geprüft, ob alle von **Professional Works (PW)** benötigten Angaben
vorhanden sind. Nur wenn dies erforderlich ist, werden festgelegte technische
Standardwerte ergänzt. Danach werden die Daten für die Übergabe an PW aufbereitet.
</WRAP>

<mermaid>
flowchart TD
    A["📦 Buchungsdaten<br/>aus Teil 1 kommen an"] --> B["🔍 Grundprüfung<br/>der Daten"]

    B --> C{"Sind die Daten<br/>verwendbar?"}

    C -- NEIN --> D["🛑 Nicht weiter<br/>verarbeiten"]
    D -.-> E["✉️ Optional:<br/>Benachrichtigung<br/>an Admin"]

    C -- JA --> F{"Sind alle für PW<br/>benötigten Angaben<br/>vorhanden?"}

    F -- JA --> H["🧹 Daten für PW<br/>aufbereiten"]

    F -- NEIN --> G["🧩 Fehlende technisch<br/>notwendige Angaben mit<br/>festgelegten Standardwerten<br/>ergänzen<br/><br/>z. B. Geburtsdatum<br/>→ 01.01.1901"]

    G --> H

    H --> I["🔍 Abschlussprüfung"]
    I --> J["📦✓ Datenpaket<br/>für PW bereit"]

    J --> K["➡️ Weiter mit Teil 3<br/><b>Datenübergabe an PW</b>"]
</mermaid>

<WRAP info round 80% justify>
**Warum werden manchmal Standardwerte ergänzt?**

Professional Works verlangt für die Anlage eines Datensatzes bestimmte Pflichtangaben.
Diese müssen jedoch bei einer Buchung über eTermin nicht in jedem Fall vorliegen.

Ein Beispiel ist das **Geburtsdatum**. Wurde bei der Buchung kein Geburtsdatum erfasst,
wird für die technische Übergabe der festgelegte Standardwert **01.01.1901** eingesetzt.

Dieser Wert bedeutet ausdrücklich **nicht**, dass die Kundin oder der Kunde tatsächlich
am 01.01.1901 geboren wurde. Er dient ausschließlich als technischer Platzhalter, damit
der Datensatz von Professional Works verarbeitet werden kann.

Fehlerhafte oder grundsätzlich nicht verwendbare Buchungsdaten werden dagegen
**nicht passend gemacht und nicht an PW weitergegeben**. Optional kann in diesem Fall
eine Benachrichtigung an den Administrator erfolgen.
</WRAP>

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====== Teil 3: Datenübergabe an PW ======

<WRAP tip round 80% justify>
===== Was passiert bei der Übergabe an Professional Works? =====

Das in Teil 2 geprüfte und aufbereitete Datenpaket kann nun an **Professional Works (PW)**
übergeben werden. Bevor dort ein neuer Interessent angelegt wird, erfolgt zunächst eine
**Doublettenprüfung**.

Damit soll verhindert werden, dass eine bereits in Professional Works vorhandene Person
versehentlich ein zweites Mal angelegt wird. Abhängig vom Ergebnis dieser Prüfung wird
entweder ein neuer Interessent angelegt oder ein bereits vorhandener Datensatz geprüft
und gegebenenfalls sinnvoll ergänzt.
</WRAP>

<mermaid>
flowchart TD
    A["📦✓ Aufbereitetes Datenpaket<br/>aus Teil 2"] --> B["📨 Daten an<br/>Professional Works übergeben"]

    B --> C["🔍 Doublettenprüfung"]
    C --> D{"Ist die Person<br/>bereits in PW<br/>vorhanden?"}

    D -- NEIN --> E["👤 Neuen Interessenten<br/>in PW anlegen"]
    E --> F["✅ Verarbeitung<br/>abgeschlossen"]

    D -- JA --> G["👤 Vorhandenen<br/>Datensatz prüfen"]
    G --> H["🔍 Übermittelte und vorhandene<br/>Angaben vergleichen"]

    H --> I{"Können die neuen Angaben<br/>den vorhandenen Datensatz<br/>sinnvoll ergänzen?"}

    I -- JA --> J["✓ Fehlende Angaben<br/>ergänzen"]
    I -- NEIN --> K["🛑 Vorhandene bzw.<br/>abweichende Angaben<br/>nicht blind überschreiben"]

    J --> L["✉️ Optional:<br/>Benachrichtigung<br/>an Admin"]
    K --> L

    L --> M["✅ Verarbeitung<br/>abgeschlossen"]
</mermaid>

<WRAP info round 80% justify>
**Warum ist die Doublettenprüfung so wichtig?**

Eine Kundin oder ein Kunde kann bereits in **Professional Works** vorhanden sein – zum
Beispiel aufgrund eines früheren Kontakts oder eines bereits bestehenden Vorgangs.
Deshalb wird nicht automatisch bei jeder eTermin-Buchung ein neuer Interessent angelegt.

Wird kein passender vorhandener Datensatz gefunden, kann ein **neuer Interessent**
angelegt werden.

Ist die Person bereits vorhanden, werden die übermittelten Angaben mit dem bestehenden
Datensatz verglichen. Fehlende Informationen können sinnvoll ergänzt werden.
**Bereits vorhandene oder abweichende Angaben werden jedoch nicht blind überschrieben.**

Damit bleibt Professional Works im Zweifelsfall die maßgebliche Datenquelle. Eine
Benachrichtigung an den Administrator kann zusätzlich vorgesehen werden, beispielsweise
wenn bei der Verarbeitung eine manuelle Prüfung sinnvoll erscheint.
</WRAP>

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====== Die Nerd-Variante ======

<WRAP important round 80% justify>
===== Und was passiert wirklich unter der Motorhaube? =====

Die ersten drei Teile dieser Dokumentation beschreiben den Ablauf bewusst aus Sicht
der Anwenderinnen und Anwender. Für das Verständnis des Geschäftsprozesses spielen
Server, Webhooks, APIs oder Datenformate schließlich keine Rolle.

Ab hier verlassen wir die Komfortzone. :-)

Die folgenden Abschnitte beschreiben die **technische Umsetzung des Projekts eTermin**:
wie die von eTermin übermittelten Daten entgegengenommen und verarbeitet werden,
wie die Kommunikation mit **Professional Works (PW)** erfolgt und welche technischen
Mechanismen für Prüfung, Protokollierung und Fehlerbehandlung eingesetzt werden.

Dieser Bereich richtet sich insbesondere an **Administratoren, Entwickler und betreuende
IT-Dienstleister**. Er soll ermöglichen, die Funktionsweise der Automatisierung
nachzuvollziehen, Fehler systematisch einzugrenzen und das System bei Bedarf
weiterzuentwickeln.
</WRAP>

<WRAP info round 80% justify>
===== Die technische Dokumentation ist aufgeteilt in =====

**Technische Dokumentation**\\
Aufbau und Zusammenspiel der beteiligten Komponenten – vom eTermin-Webhook über die
Verarbeitung der Buchungsdaten bis zur Kommunikation mit Professional Works.

**Betrieb & Fehlersuche**\\
Was im laufenden Betrieb zu beachten ist, wo Protokolle zu finden sind und wie bei
Störungen oder fehlerhaften Übertragungen vorgegangen wird.

**Schnittstellen / API**\\
Technische Referenz der verwendeten Schnittstellen, Datenformate und relevanten
Funktionen von eTermin und Professional Works.
</WRAP>

----

====== Technische Dokumentation ======

<WRAP tip round 80% justify>
===== Wie arbeiten die beteiligten Systeme zusammen? =====

Technisch besteht die Automatisierung aus drei beteiligten Bereichen:
**eTermin** liefert die Daten einer neuen Buchung, unsere **Datenschnittstelle**
nimmt diese entgegen und verarbeitet sie, und **Professional Works (PW)**
übernimmt anschließend die geprüften und aufbereiteten Kundendaten.

Die Kommunikation erfolgt dabei automatisch über definierte Schnittstellen.
Die folgende Übersicht zeigt zunächst nur das grundsätzliche Zusammenspiel.
Die einzelnen Verarbeitungsschritte und Schnittstellen werden anschließend
genauer dokumentiert.
</WRAP>

<mermaid>
flowchart LR
    A["📅 eTermin<br/><br/>Buchung wird<br/>abgeschlossen"] -->|"Webhook<br/>Buchungsdaten"| B["⚙️ Unsere Datenschnittstelle<br/><br/>Daten empfangen<br/>prüfen<br/>aufbereiten"]

    B -->|"API-Anfrage"| C["🗄️ Professional Works<br/><br/>Doublettenprüfung<br/>Kundendaten"]

    C -->|"API-Antwort"| B

    B -->|"API-Anfrage<br/>anlegen / ergänzen"| C

    C -->|"API-Antwort<br/>Ergebnis"| B

    B --> D["📝 Protokollierung<br/><br/>Ergebnis / Fehler"]
</mermaid>

<WRAP info round 80% justify>
===== Zwei unterschiedliche Schnittstellen =====

Obwohl der gesamte Vorgang automatisch abläuft, werden technisch zwei unterschiedliche
Kommunikationswege verwendet.

**eTermin → unsere Datenschnittstelle**\\
eTermin stößt die Verarbeitung an. Nach einer Buchung werden die vorgesehenen
Buchungsdaten automatisch an unsere Datenschnittstelle gesendet. Technisch erfolgt
dies über einen **Webhook**.

**Unsere Datenschnittstelle ↔ Professional Works**\\
Die Kommunikation mit Professional Works erfolgt dagegen über dessen **API**.
Unsere Datenschnittstelle stellt dort gezielt Anfragen – beispielsweise zur Prüfung
vorhandener Kundendaten oder zum Anlegen bzw. Ergänzen eines Datensatzes – und
verarbeitet anschließend die jeweilige Antwort von PW.

Damit übernimmt unsere Datenschnittstelle die Rolle des Vermittlers zwischen beiden
Systemen.

<wrap em>eTermin und Professional Works kommunizieren für diesen Prozess nicht
direkt miteinander.\\ 
Es braucht einen Zwischenstopp zwecks Plausibilitätsprüfung, Zuweisung zu den richtigen Datenfeldern und Prüfung der Professional Works Mindestanforderungen.</wrap>
</WRAP>

<WRAP todo>
<wrap em>Die einzelnen Scripts für den **Webhook** und Datenanpassung folgen.</warp>
</WRAP>

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