Inhaltsverzeichnis
Kasse
Bargeld ordentlich im Griff
Bei der Kasse gilt vor allem: Jede Bewegung muss nachvollziehbar sein. Ein sauberer Beleg, eine zeitnahe Erfassung und ein sicherer Umgang mit Bargeld ersparen später unnötige Suche und Rückfragen.
Die folgenden Punkte bilden unseren roten Faden für den Umgang mit der Kasse.
Schnell orientiert: 💶 Geldbewegungen · 🧾 Belege · 📚 Kassenbuch & DATEV · 🔐 Kasse & Schlüssel
Geldbewegungen
Grundsatz: Jede Einnahme und jede Ausgabe muss nachvollziehbar und durch einen passenden Beleg dokumentiert sein.
Kein Geld ohne Beleg
Für jede Bewegung in der Kasse brauchen wir einen Beleg.
Das gilt in beide Richtungen:
- Geld kommt in die Kasse → Einnahme dokumentieren.
- Geld wird aus der Kasse genommen → Ausgabe dokumentieren.
💶 KEIN GELD OHNE BELEG. 🧾
Kassenbestand und Dokumentation gehören immer zusammen.
Fehlt ausnahmsweise ein regulärer Beleg, sollte das nicht einfach „irgendwie später“ gelöst werden. Der Vorgang muss nachvollziehbar dokumentiert und gegebenenfalls geklärt werden.
Wichtig: Die Kasse ist kein Portemonnaie für kurzfristige Zwischenlösungen.
Private Entnahmen, privates Wechseln oder ein „ich lege das morgen wieder hinein“ gehören nicht in den normalen Kassenablauf.
Belege aufbereiten
Ziel:
Ein Beleg soll auch später noch eindeutig lesbar, zuordenbar
und für die weitere Verarbeitung in DATEV geeignet sein.
Vor dem Scannen
Belege bitte kurz prüfen und so vorbereiten, dass beim Scannen ein ordentliches und vollständiges Dokument entsteht.
- Ist der Beleg vollständig und gut lesbar?
- Ist er zerknittert oder gefaltet, bitte vorher glätten.
- Kleine oder unhandliche Belege können gerade auf ein Blatt
aufgeklebt werden.
- Bei Bedarf kann dafür transparenter Klebefilm, z. B. Tesa,
verwendet werden.
- Falls aus dem Beleg der Vorgang nicht eindeutig hervorgeht,
bitte sinnvoll ergänzen bzw. beschriften.
Beim Aufkleben beachten:
Beträge, Datum, Aussteller und andere wichtige Angaben dürfen
durch Klebefilm oder Überlappungen nicht verdeckt werden.
💡 Ein guter Beleg erklärt sich möglichst selbst.
Wenn in einigen Monaten jemand wissen möchte, wofür eine Ausgabe war, sollte die Antwort nach Möglichkeit am Beleg bzw. in seiner Zuordnung erkennbar sein.
Beschriften – wenn nötig
Eine zusätzliche Notiz ist besonders hilfreich, wenn der geschäftliche Anlass aus dem eigentlichen Beleg nicht eindeutig hervorgeht.
Dabei gilt:
kurz · eindeutig · nachvollziehbar
Eine kleine hilfreiche Ergänzung ist besser als ein langer Kommentar, dessen Bedeutung später niemand mehr versteht.
Kassenbuch und DATEV
Ziel: Bargeldbestand, Belege und Kassenbuch ergeben zusammen ein nachvollziehbares Gesamtbild.
Unser Kassenbuch
Das Kassenbuch führen wir in DATEV.
Die zugehörigen Belege werden für die weitere Verarbeitung und Zuordnung an DATEV gescannt.
Der einfache Zusammenhang:
💶 Kassenbewegung → 🧾 Beleg → 📚 DATEV → ✓ nachvollziehbare Buchung
Vor dem Scannen kurz prüfen
☑ Gehört der Beleg tatsächlich zur Kasse?
☑ Ist der Beleg vollständig?
☑ Ist alles gut lesbar?
☑ Ist eine zusätzliche Beschriftung erforderlich?
☑ Ist der Scan anschließend dem richtigen Vorgang zugeordnet?
Faustregel: Nicht für DATEV „schönmachen“, sondern dafür sorgen, dass der Vorgang auch für jemanden nachvollziehbar ist, der ihn nicht selbst erlebt hat.
Kasse und Schlüssel
Grundsatz: Bargeld wird so aufbewahrt, dass es nicht offen zugänglich ist – auch nicht nur „für einen Moment“.
Kasse aufbewahren
Die Kassenkassette wird
- geschlossen und abgeschlossen gehalten,
- nicht offen oder frei zugänglich aufbewahrt und
- an ihrem vorgesehenen Platz in der Schublade verwahrt.
Die Kassette bleibt abgeschlossen, wenn nicht gerade unmittelbar mit der Kasse gearbeitet wird.
Und der Schlüssel?
Der Schlüssel wird getrennt von der Kassette aufbewahrt.
Insbesondere bitte nicht
- 🔑 im Schloss stecken lassen,
- 🔑 an der Kassette liegen lassen oder
- 🔑 unmittelbar daneben aufbewahren.
🔐 Eine abgeschlossene Kasse mit Schlüssel daneben ist eine offene Kasse
mit zusätzlichem Arbeitsschritt. 
Der Schlüssel gehört deshalb an seinen dafür vorgesehenen, nicht frei zugänglichen Aufbewahrungsort.
Zum Schluss: der kurze Kassen-Check
Bevor die Kasse wieder verlassen wird:
☑ Bargeld und Belege stimmen mit den vorgenommenen Vorgängen überein.
☑ Noch zu bearbeitende Belege sind nicht lose „irgendwo“ abgelegt.
☑ Die Kassette ist geschlossen und abgeschlossen.
☑ Der Schlüssel ist nicht an oder in der Kassette.
☑ Kasse und Schlüssel befinden sich wieder an ihren vorgesehenen Plätzen.